Kapittel 8 Administrative rutinar

Kompetansemål: Du skal kunne følge daglege administrative rutinar i ei verksemd.

Ein rutine er ei arbeidsoppgåve som blir gjenteken mange gongar. Det er ein bestemt måte arbeidsoppgåva skal gjerast på. Ofte er rutinen beskriven i ein instruks.

Med administrasjon meiner vi styringa av ei verksemd. For at denne styringa skal bli god og effektiv, treng vi rutinar. Til dømes kan vi ha malar for brev, og vi kan ha bestemte rutinar for arkivering av post og behandling av fakturaer. Dei fleste administrative rutinar skjer med elektroniske system. HMS-arbeid og rekruttering kan også vere ein del av dei administrative rutinane.

Ein mal gjer at eit dokument inneheld faste opplysningar og ser likt ut kvar gong. Malen inneheld noko ferdig tekst, mens resten må fyllast ut. Ein kan bruke malar etter Norsk Standard, eller lage sine eigne.

Døme på vanlege administrative rutinar:

Resepsjon og sentralbord gjer at kundar blir tekne imot på ein profesjonell måte. Resepsjonisten må vere serviceinnstilt og ha god oversikt over verksemda.

Saksbehandlings- og arkivrutinar sørgjer for at viktige dokument blir registrert, behandla og arkivert riktig. Døme på dokument er kontraktar, bilag, andelsbevis og korrespondanse. Med korrespondanse meiner vi både brev, e-post og digital postkasse. Vi bruker forskjellige klassifiseringssystem og arkivnøklar når vi arkiverer, til dømes nummersystem, fødselssystem, dato eller alfabetsystem.

Møtearrangement krev at vi har rutinar for innkalling og gjennomføring. Før møtet må ein sette opp dagsorden, og etterpå må ein skrive referat.

Innkjøp og fakturering. Innkjøp skjer ofte frå faste leverandørar, til bestemte vilkår. Det er viktig å undersøke marknaden og motta anbod før vi bestemmer oss for leverandør. Fakturering gjeld fakturaer vi sender til kundar – utgåande faktura – og fakturaer vi mottek frå leverandørar – inngåande faktura. Som regel er det strenge rutinar for korleis ein skal registrere, godkjenne og betale fakturaene.

Sosiale medium bør oppdaterast jamnleg av ein person som har kompetanse i slike medium. Oppdatering av heimesider kan òg vere ein administrativ rutine.